Faire signer plusieurs devis à la suite : le plan de traitement

Envoyer un plan de traitement

1. 1Cochez au moins deux devis. Deux pastilles apparaissent sous l'étape 1.
2. 2Cliquez sur Le patient signe tous les devis. Chaque devis reçoit son numéro d'ordre.
3. 3L'ordre suit la saisie dans Logos (du plus ancien au plus récent avec WeClever). Pour le changer, tapez un autre numéro : les deux devis s'échangent.
4. 4Confirmez. L'écran de succès affiche Plan de traitement envoyé (3 devis).
5. 5L'acompte et le rendez-vous indiqués à l'envoi ne concernent que le devis 1. Pour les suivants, vous les posez au lancement de chaque phase.

Ce que reçoit votre patient

• Un seul email (et un SMS si vous l'avez coché). Il ouvre l'espace de son plan : ses devis dans l'ordre, l'état de chacun, un seul bouton Signer.
• Il peut lire ses devis dès le départ, même ceux à venir : l'œil à droite de chaque devis l'ouvre en plein écran, avec le zoom. Un devis expiré ou annulé ne se consulte plus.
• Touf, l'assistant, est en haut à droite de cet espace. S'il y a plusieurs devis, il demande d'abord sur lequel porte la question, puis répond pour ce devis ; une question à votre cabinet ou une demande de prise en charge mutuelle arrive sur ce devis-là.
• Il signe un devis à la fois. Le suivant s'ouvre quand le précédent est signé ou refusé. Un code de vérification par signature.
• Après chaque signature, une coche verte confirme le devis signé, puis il revient à l'espace de son plan, le devis suivant mis en avant. Quand il signe le dernier et que tout est signé, un feu d'artifice remplace la coche.
• Il signe d'abord tous les devis. Ensuite seulement, il passe au règlement et au rendez-vous du devis 1, comme pour un devis seul. Ceux des devis suivants attendent que vous lanciez la phase. Besoin d'avancer plus tôt : la fusée du devis 1 lui ouvre son règlement et son rendez-vous sans attendre les autres signatures.
• Un refus ne bloque pas le plan : le devis suivant devient signable. Ses consentements passent au devis suivant qui les demande.

Suivre le plan sur le tableau de bord

1. 1Le plan tient sur une ligne grise : patient, Plan de traitement (3 devis), montant total. Le chevron bleu déplie un devis par ligne.
2. 2La pastille montre l'avancement : 2 / 3 signés. Survolez-la pour le détail.
3. 3Chaque devis garde ses actions habituelles : documents, mutuelle, note, annulation. La cloche relance le devis en attente.
4. 4Dans Mes tâches : la tuile Plans en cours (avancement, devis à signer et depuis combien de jours) et la tuile Phase à lancer. Elle montre la prochaine phase de chaque plan : si le patient a signé les devis 2 et 3, le devis 3 apparaît dès que vous avez lancé le devis 2.

Lancer la phase suivante

1. 1Le patient a signé le devis 2 : un bouton fusée apparaît sur sa ligne, et dans la tuile Phase à lancer.
2. 2La fenêtre propose l'acompte de cette phase (pré-calculé, modifiable, coché d'office si vous avez activé les acomptes systématiques), rappelle votre solution de règlement, et permet d'indiquer un rendez-vous déjà pris.
3. 3Cliquez sur Lancer la phase et prévenir le patient. Il reçoit un email « Règlement et rendez-vous de votre devis 2 sur 3 » et reprend son parcours. Sans acompte ni étape de règlement ou de rendez-vous sur votre compte, c'est un simple email d'information. Une phase lancée s'ouvre tout de suite, même s'il reste au patient des devis à signer.
4. 4Le devis 1 signé a aussi sa fusée, sans point bleu, tant qu'un devis reste à signer : elle ouvre son règlement et son rendez-vous sans attendre la fin du plan, et le patient reçoit un email. Son acompte est celui choisi à l'envoi. Signé sur papier, il entre simplement dans vos tâches, sans email.
5. 5Si vous annulez le dernier devis qui restait à signer, le patient reçoit un email qui l'invite à poursuivre avec le règlement et le rendez-vous du devis 1.
6. 6La phase rejoint ensuite vos tâches habituelles : acompte en cours, RDV à prendre. Le devis 1 y entre quand le patient a signé tout le plan, ou dès que vous l'avez lancé.

Relances, validité, retour dans votre logiciel

• Relances : les relances automatiques ne concernent que le premier devis. Ensuite, c'est vous qui relancez, depuis la cloche. Le lien ramène toujours à l'espace du plan.
• Validité : le devis 1 a 6 mois. Avec Logos, chaque devis suivant a 6 mois à partir de la clôture du précédent, sans dépasser 12 mois après l'envoi ; si cette nouvelle date dépasse la date imprimée, le PDF est réédité à la nouvelle date et le patient en est informé. Avec WeClever, le PDF n'est pas réédité : tous les devis du plan gardent la validité du devis 1. Un devis qui expire fait expirer tout le plan.
• Retour dans votre logiciel : chaque devis signé revient comme d'habitude. Le fichier porte son rang, « Devis 2 sur 3 - Régénération ». La trace « Envoi MDD » indique (devis 2 sur 3).
• Vous recevez un email à chaque signature, avec le rang du devis.