Les relances automatiques par email et SMS

Relancer manuellement quand vous le souhaitez

1. 1Sur votre tableau de bord, cliquez sur le bouton cloche de la ligne du patient : la fenêtre Envoyer un rappel ? s'ouvre.
2. 2Le cadre Ajouter un message au patient (mail uniquement) permet d'écrire un mot personnel (500 caractères au plus) : il apparaît dans l'encadré jaune de l'email de relance, comme le message de la fenêtre d'envoi. Le SMS, lui, ne contient que le lien.
3. 3La case Envoyer aussi par SMS est déjà cochée quand le numéro du patient est connu : l'email est alors doublé d'un SMS. Décochez-la si vous préférez l'email seul, puis validez.
4. 4Le patient reçoit un rappel avec le même lien de signature.

Ce que le patient trouve dans une relance

• Un texte adapté à sa situation. Si rien ne montre qu'il a vu sa proposition, l'email lui dit qu'elle est disponible, sans compte à créer ni mot de passe. Au dernier rappel prévu, il lui propose de dire où il en est, y compris pour refuser. Si vous n'avez réglé qu'un seul rappel, il lui demande où il en est, sans insister sur le refus. À partir du deuxième rappel, une phrase lui rappelle que vous pouvez lui dire ce qu'implique un délai dans sa situation.
• Sous le bouton Consulter ma proposition, la question « Où en êtes-vous ? » et cinq choix : Je voudrais mieux comprendre le traitement, J'ai une question sur le coût, Un soin m'inquiète, Ce n'est pas le bon moment, Je ne souhaite pas donner suite. Les mêmes choix figurent dans l'email qui prévient de la fin de validité du devis.
• Chaque choix ouvre la page du devis au bon endroit : les explications sur le traitement ou sur le coût, un message à vous adresser, la fenêtre de refus avec son motif, ou l'une des deux fenêtres ci-dessous.
• Ce n'est pas le bon moment : le patient choisit quand vous revenez vers lui (dans 1, 3 ou 6 mois). D'ici là, il ne reçoit ni relance automatique ni avis de fin de validité, et il n'apparaît plus dans À relancer ; s'il revient de lui-même avec une autre question, il apparaît aussitôt dans Hésitent. Si vous le relancez quand même, la fenêtre de relance vous le rappelle et vous demande de confirmer.
• Demander un appel du cabinet : ce choix n'est proposé au patient qu'après ses deux messages écrits, jamais dans l'email. Il laisse son numéro et, s'il le souhaite, ses créneaux. Vous recevez un email (réglage Question posée) et la demande apparaît dans la cloche (avec un lien Appeler) et dans la tuile Hésitent. Ses relances automatiques sont suspendues 14 jours, le temps de l'appeler ; l'avis de fin de validité, lui, part quand même. Quand vous cliquez Traité après l'avoir appelé, ce contact compte comme un nouvel envoi : les délais de vos rappels repartent de ce jour.
• Je ne souhaite pas donner suite : le patient arrive sur la fenêtre de refus, où il peut indiquer pourquoi. Tant qu'il ne confirme pas, son devis reste en attente.

Ce que vous voyez de votre côté

• Dans la cloche de notifications : chaque réponse du patient, la demande d'appel avec son numéro (lien Appeler), la date de recontact souhaitée, puis un rappel le jour venu.
• Dans la colonne Activité du tableau de bord : un point orange, et au survol la phrase exacte choisie par le patient (par exemple Relance : « Un soin m'inquiète »), la date de recontact souhaitée, ou Attend votre appel.
• Dans le volet Mes tâches, la tuile Hésitent : les patients qui attendent quelque chose de vous. D'abord ceux qui attendent un appel, avec leurs créneaux sous le nom, puis ceux dont la date de recontact est arrivée, même si leur devis a expiré entre-temps, puis les autres réponses. Un patient qui a demandé à être recontacté plus tard n'y apparaît qu'à la date choisie.
• Cochez Traité une fois le patient contacté : il quitte la liste. Il y revient s'il répond de nouveau, ou quand arrive la date de recontact qu'il a choisie.