Que deviennent les devis restés sans réponse ?
Un devis non signé expire au bout de 6 mois et ses documents sont supprimés. Votre patient est prévenu 10 jours avant.
Option en cours de diffusion : cette fonction arrive progressivement sur les cabinets. Si elle n'apparaît pas encore sur votre compte, elle y sera bientôt ; rien à faire de votre côté.
Un devis non signé reste valable 6 mois. Dix jours avant l'échéance, l'avertissement d'expiration prévient le patient par email de la date de fin de validité, avec les mêmes choix que les relances (« Où en êtes-vous ? »). Il ne part pas si le patient a demandé à être recontacté plus tard. Passé l'échéance, le lien du patient ne fonctionne plus et ses documents sont supprimés de nos serveurs. La demande reste dans votre suivi, onglet Invalidés, avec le statut Expiré : la fenêtre des documents indique « Documents supprimés (durée de conservation écoulée) ». Dans vos statistiques, elle ne compte ni comme signée ni comme refusée. Un patient qui avait demandé à être recontacté reste aussi dans la tuile Hésitent à la date qu'il a choisie, pour que vous lui établissiez une nouvelle proposition.
Mon patient se décide après l'expiration : que faire ?
Renvoyez le devis depuis votre logiciel : le patient reçoit un nouveau lien.
Et pour un devis refusé ou annulé ?
La règle est la même : six mois après son dernier envoi, ses documents sont supprimés de nos serveurs. La ligne reste dans votre suivi, et la fenêtre des documents indique « Documents supprimés (durée de conservation écoulée) ».
Bon à savoir : Les devis signés sont conservés 5 ans à titre de preuve. Si le retour automatique vers votre logiciel est actif, le PDF signé est aussi rangé dans le dossier du patient.
Et pour un plan de traitement en plusieurs devis ?
Le devis 1 a 6 mois. Chaque devis suivant a 6 mois à partir de la clôture du précédent, sans dépasser 12 mois après l'envoi. Un devis qui expire fait expirer tout le plan : vous renvoyez de nouveaux devis. Depuis son espace expiré, le patient peut demander la suppression de ses données, pour tout le plan. Voir Faire signer plusieurs devis à la suite.
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